Assurer le tutorat : communication

Comme dans toute situation d’apprentissage, la communication au sein d’un cours en ligne est essentielle. Elle permet de maintenir le lien entre les étudiants et l’enseignant, et de les impliquer dans leur formation. Cet article vous permet de connaître les différentes modalités de communication dans le tutorat synchrone et asynchrone.

À quels moments intervenir ?

Il est nécessaire de trouver le juste équilibre entre contacter trop peu l’étudiant et le contacter trop souvent. En effet, contacter peu l’étudiant pourrait faire qu’il se sente démuni face à son cours et le contacter trop risquerait d’entraîner une perte d’information.

Les tuteurs interviennent de deux façons différentes : 

• De manière proactive : le tuteur est à l’origine de l’intervention.  Par exemple lorsqu’il organise une session de chat ou une visioconférence planifiée, lorsqu’il poste un message sur le forum d’e-campus ou qu’il envoie un mail pour relancer les étudiants qui prennent du retard, etc.
• De manière réactive : le tuteur répond à la demande de l’étudiant. Par exemple lorsqu’il répond aux questions des étudiants dans le forum ou par mail.
  
  

Moments clefs

Durant une formation, il y a des moments charnières. Si la formation a lieu à distance ou de manière hybride, des moments peuvent être privilégiés pour communiquer avec les étudiants. Les moments clefs d’un cours dépendent du cours en lui-même, même s’il reste quelques généralités qui vont être évoquées par la suite.

L’ouverture du cours

C’est le premier moment où il est important de contacter l’ensemble des étudiants, ne serait-ce que pour les prévenir de l’ouverture du cours.  Le but de ce message est de présenter le cours et son déroulement. Le tuteur peut donc expliquer comment accéder au cours, les objectifs de ce dernier ainsi que ses dates clefs.

Rappel des échéances

Il est nécessaire de rappeler aux étudiants l’arrivée imminente d’un devoir ou l’échéance de remise des activités.

Féliciter les étudiants

Le tutorat s’effectuant à distance, il peut parfois y avoir un aspect déshumanisant. Féliciter les étudiants peut les motiver à poursuivre leur formation et donner un aspect plus attractif aux ressources en ligne. Un message peut être envoyé à certains moments d’avancement dans le cours et/ou lors du rendu d’un devoir.

Suivi des étudiants

Après avoir réalisé un relevé des étudiants non-assidus, le tuteur peut contacter les étudiants démotivés de manière individuelle et essayer de comprendre pourquoi ils ne suivent pas le cours. Cela peut permettre de les remotiver, en leur rappelant par exemple pourquoi ils ont décidé de suivre ce cours. Le tuteur peut ainsi éviter l'abandon d'un étudiant.

Consultez la fiche d'aide Suivi des étudiants pour découvrir les outils à disposition pour assurer le suivi des étudiants sur e-campus.

Comment intervenir ?

Il existe deux types de communications :

• la communication synchrone : les étudiants peuvent communiquer directement avec le tuteur. Les outils à privilégier sont la visioconférence ou le chat.
• la communication asynchrone : les échanges se font de manière différée. Ce type de communication permet au tuteur un temps de réflexion afin de répondre au mieux aux étudiants. Les outils à privilégier sont les mails, les annonces ou le forum.

Le chat/clavardage

Des séances de chat régulières permettent de répondre aux questions des étudiants ou de communiquer avec eux de façon plus informelle que par mail. Elles permettent d’avoir une vraie vision des difficultés des étudiants et de répondre à leurs questionnements. Les étudiants peuvent également répondre aux questions de leurs pairs.

Visioconférence (Zoom)

Des réunions zoom offrent la possibilité de poser des questions à l’oral, on peut donc comprendre grâce à elles les problèmes rencontrés par les étudiants. Ces réunions permettent un contact direct avec les étudiants.

Mail

Les mails permettent de transmettre des informations aux étudiants ou de communiquer avec eux de façon asynchrone. La réponse n’est donc pas directe. On peut distinguer deux types de mails : celui qui s’adresse à toute la promotion, dans le cas où l’on veut communiquer une information à l’ensemble des étudiants, et le mail qui s’adresse à une personne ou à un groupe réduit de personnes.

Annonces e-campus

Les annonces e-campus permettent aux enseignants de communiquer avec l’ensemble des étudiants participant au cours. Vous pouvez par exemple les féliciter pour la moyenne obtenue, indiquer la mise en ligne d'un nouveau document ou encore partager des informations sur les manifestations scientifiques organisées en lien avec le cours pour permettre aux étudiants d'y participer. Les étudiants ne peuvent pas publier d’annonces.

Forum e-campus

Le forum e-campus est un espace de discussion que peuvent partager les enseignants et les étudiants. À la différence des annonces, les étudiants peuvent réagir à ce que disent l’enseignant ou leurs pairs. Il est donc préférable d’utiliser le forum lorsque l’on souhaite une réaction de la part des étudiants. Vous pouvez par exemple leur demander quels sujets ils ont choisi pour leurs exposés tandis que les étudiants peuvent poser des questions sur le cours afin d'obtenir de l'aide de leurs pairs ou de l'enseignant.

Exemples de messages

• Message de bienvenue en début de semestre pour annoncer l’ouverture du cours.

Bonjour à toutes et à tous,

Le cours [insérer le nom du cours] du 1^er semestre est ouvert sur la plateforme e-campus.

Pour accéder au cours, connectez-vous à e-campus (https://e-campus.u-bordeaux-montaigne.fr) et cliquez sur le cours [insérer le nom du cours].

Lors de cette première semaine, vous devez :

1. Consulter les informations présentes dans les différents onglets du cours : l’introduction au cours, les objectifs et le contenu du cours, le calendrier et les modalités d’évaluation.
2. Répondre au sondage « Êtes-vous prêt(e) pour commencer ? » pour vous assurer d’avoir tous les éléments en début de semestre.

Si lors de votre progression dans le cours vous avez des interrogations, un forum d’entraide est ouvert. N’hésitez pas à contribuer dans cet espace d’échange pour poser une question ou répondre à un autre participant au cours.

Bonne formation et bon semestre !

Chères et chers étudiants,

J’ai le plaisir de vous annoncer que le cours en ligne [entrer le nom du cours] vient d’ouvrir. Vous pouvez à partir de maintenant accéder au contenu du premier cours. Sur e-campus, l’espace dédié à ce cours, vous trouverez le contenu du cours sous format [vidéo/pdf/etc], des exercices guidés ainsi que des QCM pour mettre à l’épreuve votre compréhension des différents concepts évoqués.

Un nouveau chapitre sera publié chaque semaine, et il en sera de même avec les exercices.

Quant à l’évaluation de ce cours, elle sera basée sur un exercice qui sera mis en ligne au terme du semestre, le [insérer une date]. Je vous recommande donc, pour vous entraîner, de tester vos connaissances en faisant les exercices non notés proposés chaque semaine.

Enfin, n’hésitez pas à participer au forum, disponible dans le cours e-campus, afin d’échanger vos idées, vos questions et vos réponses sur les concepts abordés lors du cours. Vous pouvez également me contacter par mail.

Je vous souhaite un bon apprentissage.

Bien cordialement,

• Message une semaine après le premier

Bonjour à toutes et à tous,

Vous vous êtes positionnés sur le test « Êtes-vous prêt(e) pour commencer ? ». J’espère que vous êtes tous dans les meilleures conditions pour pouvoir commencer cet enseignement.

Je vous rappelle que si vous avez des questionnements, le forum d’entraide est ouvert.

Bon courage pour la suite.

• Message à mi- semestre.

Bonjour à toutes et à tous,

Le semestre est déjà bien entamé : nous sommes à la moitié du semestre. J’espère que tout se passe bien pour vous.
Une séance de chat est organisée le [insérer une date] sur e-campus. Je serai disponible pour répondre aux questions que vous vous posez.

Je vous souhaite une bonne journée.

• Messages de félicitations à 50% et 75% d’achèvement du cours.

Chères et chers étudiants,

Vous avez effectué 50% de la totalité du cours, je tiens à vous remercier et vous féliciter pour cela.
J’espère que votre implication sera similaire pour la suite.

Je vous souhaite de passer une agréable journée.

• 3 messages de rappel pour les étudiants qui accumulent du retard

Chères et chers étudiants,

J’espère que vous allez bien. Nous sommes à la moitié du semestre et vous n’avez pas effectué le travail qui était prévu pour cette échéance. Éprouvez-vous des difficultés dans l’enseignement ?

Je reste à votre disposition si vous en avez besoin,

• Message avant l’évaluation pour prévenir de l’arrivée de cette dernière.

Bonjour à toutes et à tous,

Le semestre touche déjà à sa fin, l’arrivée de l’évaluation pour le cours [insérer le nom du cours] est imminente. Elle aura lieu le [insérer une date].

Bon courage pour l’évaluation.

• Message 24h avant la fermeture du cours

Chères et chers étudiants,

Ce cours touche à sa fin, je vous rappelle que sa fermeture aura lieu dans 24h. Vous pouvez enregistrer les documents que vous souhaitez conserver pour la suite de votre cursus.

Je vous souhaite à tous une bonne continuation dans la suite de votre parcours.